Hinweise zur Datenverarbeitung für Mandanten

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Verantwortlicher: Rechtsanwälte Radtke, Heigener und Meier (im Folgenden: Kanzlei),
Friedrich-Voß-Straße 24, 24768 Rendsburg, Deutschland, E-Mail: info@ra-rhm.de,
Telefon: +49 (0)4331 732970, Fax: +49 (0)4331 732972

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der Kanzlei ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Herrn
Rechtsanwalt Dr. Ernst Joachim Fürsen, beziehungsweise unter info@ra-rhm.de erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

a. Rechtsanwälte
Wenn Sie uns als Rechtsanwälte mandatieren, erheben wir insbesondere folgende Informationen:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E-Mail-Adresse,
• Anschrift,
• Telefon-/Faxnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
• Informationen, die für die Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte im Rahmen des Mandats notwendig sind.

Die Erhebung dieser Daten erfolgt,

• um Sie als unseren Mandanten identifizieren zu können;
• um Sie angemessen anwaltlich beraten und vertreten zu können;
• zur Korrespondenz mit Ihnen;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung des Mandats und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Mandatsvertrag erforderlich. Ohne die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie die Bearbeitung des Mandats nicht möglich.

Die für die Mandatierung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Anwälte (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

b. Notar
Im Rahmen der notariellen Tätigkeit verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten, die wir grundsätzlich direkt von Ihnen oder von durch Sie beauftragte Dritte (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten:

• Personendaten (Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit etc.);
• Kontaktdaten (Anschrift, Telefon-/Faxnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), E-Mail-Adresse etc.);
• Steuer-Identifikationsnummer bei Grundstücksverträgen;
• sonstige personenbezogene Daten (bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen, Adoptionen etc.) wie beispielsweise Daten zu Ihrer familiären Situation, zu Ihren Vermögenswerten sowie gegebenenfalls Angaben zu Ihrer Gesundheit oder anderen sensiblen Daten zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit;
• gegebenenfalls Daten aus Rechtsbeziehungen mit Dritten (Aktenzeichen, Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten etc.).

Darüber hinaus werden Daten aus öffentlichen Registern (wie beispielsweise Grundbuch, Handels- und Vereinsregister) verarbeitet.

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich, um Ihre Anfrage und die begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend der Amtspflicht durchführen zu können. Der Notar verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO sowie zur Erfüllung der ihm gesetzlich übertragenen öffentlichen Aufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO. Die für den Notar geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen ergeben sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz. Sofern Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, müsste der Notar die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäftes ablehnen.

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert. Für Notare gilt gemäß §§ 50 ff. der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse eine Aufbewahrungspflicht von

• 100 Jahren für Eintragungen im Urkundenverzeichnis, für in Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente, für in elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente, für in Sondersammlung verwahrten Dokumente, für Urkundenrollen, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle, für in Urkundensammlung verwahrten Dokumente einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge;
• 30 Jahren für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis, für in Urkundensammlung verwahrten Dokumenten, für Verwahrungsbruch, Massenbuch, das Namensverzeichnis zum Massenbuch und die Anderkontenliste, für die in der Generalakte verwahrten Dokumente;
• 7 Jahren für in Nebenakten verwahrten Dokumente, für in Sammelakte/Sammelbänden für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente.

Nach Ablauf werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, es sei denn, dass der Notar nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB, GwG oder AO) sowie berufsrechtlicher Vorschriften (Kollisionsprüfung) zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist.

3. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

a. Rechtsanwälte
Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Mandatsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Verfahrensgegner und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden. Das Anwaltsgeheimnis bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Anwaltsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit Ihnen. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Beteiligter in einem Drittland ansässig ist.

b. Notar
Der Notar unterliegt der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese gilt auf für alle Mitarbeiter und sonstige von ihm Beauftragte. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur, sofern wir hierzu im Einzelfall verpflichtet sind, beispielsweise aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Unter Umständen ist der Notar im Rahmen der Standes- oder Dienstaufsicht auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Ansonsten erfolgt eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten nur, wenn der Notar hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet ist oder Sie die Weitergabe beantragt haben. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

4. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf:

• Auskunft: Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• Berichtigung: Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• Löschung: Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• Einschränkung der VerarbeitungGemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• Datenübertragbarkeit: Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• Beschwerderecht:Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden;
• Widerruf einer Einwilligung: Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Möchten Sie von Ihrem Recht auf Widerruf Gebrauch machen, können Sie den Widerruf per E-Mail an info@ra-rhm.de oder an die oben genannte Anschrift richten.

5. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an
info@ra-rhm.de.

Stand: Dezember 2024